Tool untuk Menyimpan File dalam Format PDF di Microsoft Office Word

Microsoft Office Word memiliki berbagai fitur untuk mendukung pekerjaan sehari-hari, salah satunya adalah kemampuan menyimpan dokumen dalam berbagai format, termasuk PDF. Menyimpan dokumen sebagai PDF adalah cara yang bagus untuk memastikan format, layout, dan tampilan dokumen tetap konsisten, serta mudah dibagikan kepada orang lain tanpa khawatir dokumen tersebut akan berubah. PDF juga banyak digunakan karena bisa dibuka di berbagai perangkat tanpa memerlukan aplikasi khusus selain PDF reader.

Fitur menyimpan file dalam format PDF sudah ada di Microsoft Word versi modern, seperti Microsoft Word 2010, 2013, 2016, 2019, dan Microsoft 365. Ini memudahkan pengguna untuk langsung menyimpan dokumen Word sebagai PDF tanpa memerlukan aplikasi pihak ketiga.

Alat yang Digunakan dalam Microsoft Word untuk Menyimpan sebagai PDF

Untuk menyimpan dokumen Word ke dalam format PDF, kamu bisa menggunakan fitur Save As atau Export. Kedua cara ini sangat sederhana, dan berikut adalah penjelasan mengenai kedua fitur tersebut:

  1. Save As PDF: Fitur ini digunakan untuk menyimpan salinan dari dokumen Word dalam format PDF. Dengan memilih opsi "Save As", kamu dapat mengubah format penyimpanan dari DOCX ke PDF atau format lainnya.
  2. Export to PDF: Fitur ini memberikan pilihan langsung untuk mengubah dokumen Word menjadi PDF. Pada fitur ini, Word juga memberikan beberapa pengaturan tambahan untuk menentukan kualitas PDF, termasuk ukuran file dan apakah hyperlink dalam dokumen tetap aktif.

Cara Menyimpan Dokumen Word dalam Format PDF

Berikut adalah langkah-langkah yang bisa diikuti untuk menyimpan dokumen Word sebagai file PDF:

Cara 1: Menggunakan Fitur "Save As" untuk Menyimpan File sebagai PDF

  1. Buka Dokumen: Pastikan dokumen yang ingin disimpan dalam format PDF sudah dibuka di Microsoft Word.
  2. Klik File: Pada bagian kiri atas layar, klik tombol File untuk membuka menu.
  3. Pilih Save As: Di menu yang muncul, pilih opsi Save As.
  4. Pilih Lokasi Penyimpanan: Tentukan lokasi di komputer di mana kamu ingin menyimpan file tersebut. Kamu bisa menyimpan di desktop, folder tertentu, atau penyimpanan awan seperti OneDrive.
  5. Pilih Format PDF:
    • Pada jendela Save As, di bawah kolom untuk menentukan nama file, terdapat kolom Save as type.
    • Klik dropdown di kolom tersebut, kemudian pilih PDF (*.pdf).
  6. Klik Save: Setelah memilih PDF sebagai format, klik Save. File dokumen akan disimpan sebagai PDF di lokasi yang telah kamu tentukan.
  7. Pengaturan Tambahan:
    • Sebelum menyimpan, kamu juga bisa mengklik tombol Options (opsional) yang berada di jendela Save As.
    • Di sini, kamu bisa mengatur beberapa opsi tambahan, seperti apakah seluruh dokumen akan disimpan sebagai PDF, hanya halaman tertentu, atau apakah PDF akan dioptimalkan untuk ukuran file yang lebih kecil atau kualitas cetak yang lebih tinggi.

Cara 2: Menggunakan Fitur "Export" untuk Mengonversi Dokumen ke PDF

  1. Buka Dokumen Word: Pastikan dokumen yang ingin disimpan sebagai PDF sudah dibuka di Word.
  2. Klik File: Pada bagian kiri atas layar, klik tombol File untuk membuka menu.
  3. Pilih Export: Dari menu File, pilih opsi Export.
  4. Pilih Create PDF/XPS Document:
    • Pada bagian Export, pilih Create PDF/XPS Document.
    • Setelah itu, klik tombol Create PDF/XPS.
  5. Pilih Lokasi Penyimpanan: Tentukan lokasi di komputer di mana kamu ingin menyimpan file PDF.
  6. Pilih Opsi Optimalisasi PDF:
    • Di jendela baru, kamu akan diberikan dua pilihan:
      • Standard (publishing online and printing): Pilih opsi ini jika kamu ingin kualitas PDF yang tinggi, cocok untuk dicetak atau dibagikan secara online dengan kualitas terbaik.
      • Minimum size (publishing online): Pilih opsi ini jika kamu ingin ukuran file PDF lebih kecil, ideal untuk dibagikan secara online namun kualitasnya mungkin lebih rendah.
  7. Klik Publish: Setelah menentukan pengaturan optimalisasi, klik Publish untuk menyimpan dokumen dalam format PDF.
  8. Opsi Lainnya: Sama seperti metode Save As, di sini juga terdapat tombol Options untuk menentukan lebih lanjut apakah ingin menyimpan seluruh dokumen, beberapa halaman, atau apakah akan menyertakan markup atau tidak.

Cara 3: Menyimpan Dokumen Word sebagai PDF pada Microsoft Word Versi Lama

Jika kamu menggunakan Microsoft Word 2007 atau versi yang lebih lama, fitur Save As PDF mungkin tidak tersedia secara bawaan. Namun, kamu masih bisa menyimpan dokumen sebagai PDF dengan menginstal add-in dari Microsoft, yaitu "Save as PDF or XPS". Setelah add-in ini terpasang, kamu bisa mengikuti langkah-langkah yang mirip dengan metode Save As yang telah dijelaskan sebelumnya.

Langkah-langkah tambahan:

  1. Unduh dan Instal Add-In: Kamu bisa mengunduh add-in dari situs resmi Microsoft.
  2. Buka Dokumen: Setelah add-in terpasang, buka dokumen Word.
  3. Save As PDF: Gunakan metode yang sama seperti di atas, pilih Save As dan pilih PDF dari daftar format yang tersedia.

Tips dan Trik Menyimpan Dokumen Word ke PDF

  1. Mengunci File PDF dengan Password: Jika kamu ingin melindungi file PDF dengan kata sandi, Word juga memiliki fitur untuk itu. Pada jendela Save As, klik Options dan beri tanda centang pada opsi Encrypt the document with a password. Setelah itu, kamu akan diminta untuk memasukkan kata sandi sebelum file disimpan.
  2. Menyimpan Hanya Halaman Tertentu: Jika hanya ingin menyimpan bagian tertentu dari dokumen sebagai PDF, kamu bisa memilih halaman-halaman yang diinginkan di opsi Page Range saat menyimpan file.
  3. Mengompres Ukuran File PDF: Jika ukuran file PDF terlalu besar, kamu bisa menggunakan opsi optimalisasi Minimum size pada jendela Save As atau Export. Namun, jika kamu membutuhkan kontrol lebih terhadap ukuran file, kamu bisa menggunakan alat kompresi PDF pihak ketiga setelah file tersimpan.
  4. Menyimpan dengan Bookmark atau Hyperlink Aktif: Word juga memungkinkan kamu untuk menyimpan file PDF dengan hyperlink yang aktif. Untuk melakukannya, pastikan kamu memilih opsi Best for electronic distribution and accessibility saat menyimpan file.

Kelebihan Menyimpan Dokumen sebagai PDF

  1. Konsistensi Format: Salah satu kelebihan utama menyimpan file sebagai PDF adalah format dan layout akan tetap konsisten ketika dibuka di perangkat atau aplikasi lain. Ini sangat membantu jika kamu ingin memastikan bahwa tampilan dokumen tidak berubah ketika dibagikan ke orang lain.
  2. Keamanan Dokumen: PDF memungkinkan kamu mengatur proteksi seperti kata sandi untuk menghindari pengeditan atau pembukaan file tanpa izin.
  3. Dukungan Universal: File PDF bisa dibuka di berbagai perangkat, baik itu komputer, tablet, maupun smartphone tanpa perlu menginstal aplikasi Word.
  4. Kompabilitas untuk Cetak: PDF adalah format yang ideal untuk dicetak. Saat menyimpan sebagai PDF, kamu bisa memilih pengaturan kualitas cetak untuk memastikan hasil cetakan sesuai dengan yang diharapkan.
  5. Ukuran File Lebih Kecil: Dibandingkan dengan file Word, file PDF biasanya lebih kecil dalam hal ukuran, terutama jika kamu memilih opsi kompresi yang lebih rendah. Ini memudahkan dalam pengiriman melalui email atau unggah ke platform online.