Untuk mengecilkan ukuran file Word yang berisi banyak gambar, Microsoft Office Word menyediakan berbagai alat dan teknik untuk mengompres gambar. Berikut ini penjelasan mengenai tool yang digunakan dan langkah-langkah detail untuk mengecilkan ukuran gambar serta beberapa strategi tambahan untuk mengurangi ukuran file.

1. Compress Picture Tool di Microsoft Word

Compress Picture Tool adalah salah satu alat utama di Microsoft Word yang digunakan untuk mengecilkan ukuran gambar dalam dokumen. Ini berfungsi dengan mengurangi resolusi gambar dan menghapus bagian gambar yang tidak diperlukan.

Langkah-langkah menggunakan Compress Picture Tool:

a.       Pilih Gambar:

    • Buka dokumen Word Anda dan pilih gambar yang ingin dikompres dengan mengklik gambar tersebut.

b.      Buka Tab “Picture Format”:

    • Setelah gambar dipilih, tab “Picture Format” akan muncul di menu bar atas.

c.       Klik "Compress Pictures":

    • Di dalam tab "Picture Format", cari dan klik tombol Compress Pictures. Biasanya terletak di grup “Adjust”.

d.      Sesuaikan Pengaturan Kompresi:

    • Setelah mengeklik "Compress Pictures", sebuah jendela dialog akan muncul dengan beberapa pilihan:
      • Apply only to this picture: Jika opsi ini dicentang, pengaturan kompresi hanya berlaku untuk gambar yang dipilih.
      • Delete cropped areas of pictures: Memilih opsi ini akan menghapus bagian dari gambar yang telah dipotong, yang dapat mengurangi ukuran file secara signifikan.
      • Resolution Options:
        • Email (96 ppi): Kompresi paling kuat dengan kualitas rendah. Cocok untuk gambar yang hanya dilihat di layar atau untuk dikirim lewat email.
        • Screen (150 ppi): Kompresi sedang, cocok untuk tampilan layar.
        • Print (220 ppi): Kualitas gambar yang baik untuk pencetakan dokumen.
        • High fidelity: Kualitas gambar tertinggi, tanpa kompresi signifikan.

e.       Klik "OK":

    • Setelah memilih pengaturan yang sesuai, klik “OK” untuk menerapkan kompresi.

Tips:

Gunakan “Screen” atau “Email” resolution untuk dokumen yang akan dibagikan secara digital, karena ini akan secara signifikan mengurangi ukuran file tanpa terlalu banyak memengaruhi kualitas visual gambar di layar.

2. Mengganti Format Gambar Sebelum Dimasukkan ke Word

Kadang-kadang, ukuran gambar dapat diperbesar oleh format file gambar itu sendiri. Format gambar seperti PNG memiliki ukuran file yang lebih besar dibandingkan dengan format JPG.

Cara mengganti format gambar:

a.       Konversi Gambar ke JPG:

    • Sebelum memasukkan gambar ke Word, pastikan gambar tersebut menggunakan format yang lebih terkompresi seperti JPG. Anda dapat menggunakan alat konversi online atau aplikasi pengedit gambar seperti Photoshop atau Paint untuk mengubah format gambar.

b.      Mengatur Ukuran Gambar Sebelum Menyisipkan ke Word:

    • Usahakan untuk tidak memasukkan gambar beresolusi tinggi jika tidak diperlukan. Anda bisa mengatur ulang ukuran gambar terlebih dahulu menggunakan aplikasi pengolah gambar sebelum menyisipkannya ke Word. Hal ini dapat mengurangi ukuran file Word secara signifikan.

3. Mengurangi Ukuran File dengan Menghapus Metadata Gambar

Metadata adalah informasi yang tersembunyi di dalam gambar, seperti informasi kamera, tanggal foto diambil, dan lain-lain. Menghapus metadata ini bisa membantu mengecilkan ukuran file.

Cara menghapus metadata:

  1. Buka File Explorer (untuk Windows).
  2. Klik kanan pada gambar yang ingin Anda hapus metadata-nya.
  3. Pilih Properties.
  4. Masuk ke tab Details.
  5. Klik Remove Properties and Personal Information di bagian bawah.
  6. Pilih Create a copy with all possible properties removed untuk membuat salinan gambar tanpa metadata.

Setelah dihapus, gunakan gambar yang sudah dihapus metadata tersebut dalam dokumen Word.

4. Menggunakan Linked Images (Menyisipkan Gambar Sebagai Link)

Alih-alih memasukkan gambar langsung ke dalam dokumen, Anda dapat menggunakan opsi Linked Images. Dengan cara ini, gambar tidak disimpan langsung di file Word, melainkan diambil dari lokasi eksternal ketika dibuka.

Cara menyisipkan gambar sebagai link:

  1. Klik "Insert" di toolbar Word.
  2. Pilih Pictures dan kemudian This Device.
  3. Cari gambar yang ingin Anda masukkan.
  4. Klik panah di samping Insert dan pilih Link to File.

Dengan menggunakan metode ini, gambar tidak akan meningkatkan ukuran file Word karena gambar tidak dimasukkan secara fisik ke dalam dokumen.

5. Mengompresi Gambar Menggunakan Aplikasi Eksternal

Jika ukuran gambar sangat besar dan tidak cukup dengan kompresi di Word, Anda bisa menggunakan aplikasi pihak ketiga atau alat online untuk mengompres gambar sebelum menyisipkannya ke dokumen.

Beberapa alat yang bisa digunakan:

  • TinyPNG: Alat online yang mengompres gambar dalam format PNG dan JPG tanpa kehilangan kualitas visual yang signifikan.
  • JPEG-Optimizer: Mengompresi file JPG dengan kualitas yang dapat diatur.

6. Menggunakan Format File PDF untuk Berbagi

Jika ukuran file tetap besar meski sudah dikompres, pertimbangkan untuk menyimpan dokumen dalam format PDF. PDF biasanya lebih kecil dalam ukuran file dan mempertahankan format dengan lebih baik. Selain itu, file PDF mengompresi gambar secara otomatis saat disimpan.

Cara menyimpan dokumen sebagai PDF:

  1. Klik "File", lalu pilih Save As.
  2. Pilih lokasi penyimpanan.
  3. Pada kotak Save as type, pilih PDF.
  4. Klik Options dan pastikan untuk memilih Minimum size (publishing online) jika tujuan Anda adalah mengurangi ukuran file.

7. Menggunakan Fitur Zip untuk Mengompresi File

Jika file masih terlalu besar, pertimbangkan untuk mengarsipkan file Word menggunakan format ZIP. Format ZIP mengompresi seluruh file dan dapat mengurangi ukuran file secara keseluruhan, terutama jika ada banyak gambar di dalamnya.

Cara membuat file ZIP:

  1. Klik kanan pada file Word.
  2. Pilih Send to lalu Compressed (zipped) folder.
  3. File ZIP baru akan dibuat, dan ini biasanya jauh lebih kecil dibandingkan file aslinya.